Guia d'ús
asoges és una eina perquè les associacions porten els seus socis, quotes, reunions, actes i comptes, i perquè cada municipi tinga un portal amb totes les seues entitats. Aquesta guia explica, segons el teu paper, què pots fer i com.
Primers passos
Hi ha tres espais: el portal públic del municipi, la gestió de l'associació (per a la junta) i la zona del soci.
Com s'entra
No cal recordar cap contrasenya. Escrius el teu correu, t'arriba un enllaç i el pulses. L'enllaç caduca als 15 minuts i serveix una sola vegada. Si ho prefereixes, també pots entrar amb contrasenya. L'accés és a «Accés per a associacions», dalt a la dreta.
Com es dona d'alta una associació
Entra al portal del teu municipi i mira si la teua associació ja apareix. Si apareix sense gestors, pulsa «Reclamar fitxa», emplena el formulari i adjunta un document que acredite el teu càrrec. Si no apareix, usa «Alta d'associació». En els dos casos, l'ajuntament revisa la sol·licitud. En aprovar-la, l'associació accepta el contracte d'encàrrec de tractament de dades i reps per correu el teu accés.
Text gran
El botó «A+» de la part de dalt engrandeix el text de tota la pàgina i recorda la teua elecció.
Si ets de la junta
Presidència, secretaria i vocals. Cada persona veu només el que el seu càrrec li permet.
Socis i famílies
Dónes d'alta les persones i mantens el llibre de socis, amb el seu historial d'altes i baixes. Les persones s'agrupen en famílies amb un pagador. A cada soci li pots enviar una invitació perquè reclame la seua fitxa i revise les seues dades. Si algú es dona de baixa no s'esborra: les seues dades s'anonimitzen, perquè els llibres històrics continuen quadrant.
Estatuts, òrgans i càrrecs
Indiques les dades dels teus estatuts que importen al programa, com els terminis de convocatòria, el quòrum i les majories. La llei fixa uns valors per defecte i els estatuts poden canviar-los. També registres els òrgans i els càrrecs, i asoges t'avisa abans que venga cada mandat (cinc anys com a màxim) i et recorda comunicar els canvis al Registre.
Convocar una reunió
En convocar, asoges comprova que compleixes els terminis de la llei o dels teus estatuts. Cada soci rep la convocatòria pel seu canal preferit: correu, SMS o carta en PDF per a imprimir. Cada avís porta un enllaç d'acusament de rebuda, i veus qui ho ha confirmat. Si la reunió és urgent, s'afig el punt «ratificar la urgència». Una reunió ja convocada es pot cancel·lar indicant el motiu, i s'avisa tothom.
Assemblea en directe i votacions
És opcional. Si l'actives, el dia de l'assemblea passes llista, veus el quòrum calculat a l'instant (incloses les delegacions de vot) i obris cada votació. Els socis voten des del mòbil amb botons molt grans, i si algú no pot, ho registra la secretaria en nom seu. Els resultats es poden mostrar en una pantalla gran. Quan s'aprova un punt, el seu efecte s'aplica sol: ratificar altes, donar de baixa, triar la junta, aprovar el pressupost o els comptes.
Llibre d'actes amb valor legal
Hi ha dos modes. En el complet, l'acta es redacta a partir de la reunió, es finalitza i se signa en pantalla o a mà, amb la signatura de la secretaria i el vistiplau de la presidència. En el simple, puges la foto o el PDF de l'acta signada amb la seua data i el seu òrgan. En els dos, el llibre és correlatiu i cada acta queda unida a l'anterior amb una empremta digital. Una comprovació automàtica revisa cada nit que res haja canviat. Una acta signada no s'edita: es corregeix amb una diligència o amb una acta nova. Des del llibre també pots emetre certificats d'acords i el certificat del nombre de socis.
Comunicacions
Envies avisos per correu electrònic i, si actives el mòdul d'SMS amb un proveïdor, també per missatge de text. Per a qui no té correu, prepares cartes en PDF per lots i les marques com a enviades. Un SMS rebutjat no es reintenta, perquè costa diners.
Esdeveniments i inscripcions
Crees esdeveniments amb data, lloc i places. Pots obrir inscripcions gratuïtes o de pagament en línia, limitar les places per persona i fixar quant de temps es guarda una inscripció pendent de pagament. Un esdeveniment pot ser un grup amb diverses parades, cada una amb el seu lloc i el seu horari, per exemple una ruta. A la fitxa pública es veu un mapa amb les parades numerades. En tancar l'esdeveniment tens el seu informe d'ingressos i despeses.
Documents i fitxa pública
Puges els estatuts i altres documents amb les seues versions i tries quins veuen els socis. La teua associació té la seua fitxa al portal del municipi, amb descripció, contacte i ubicació al mapa. Pots demanar aparéixer també al portal d'un altre municipi, i el seu administrador ho aprova.
Productes per a vendre
Si repartiu loteria, samarretes o altres productes perquè els socis els venguen, registres els lliuraments i, quan liquiden, el que han venut i el que han tornat. El benefici per unitat venuda es descompta de la quota de la família del soci, mai per davall de zero. El que sobre queda per a l'associació o es guarda per a la quota següent, com trieu. És un mòdul que s'activa a banda.
Si portes la tresoreria
Comptabilitat de caixa pensada per a tresorers voluntaris, no per a comptables.
Quotes i regles familiars
Defineixes plans de quota per periodicitat, tipus de soci i tram d'edat. Per a les famílies pots aplicar un descompte a partir del tercer membre, un preu pla o un topall màxim. Abans de generar res veus una vista prèvia amb avisos, per exemple un menor sense pagador. Els rebuts poden eixir agrupats (un per família) o separats (un per persona), i pots prorratejar la quota de l'any d'alta. El repartiment es calcula al cèntim i els totals sempre quadren.
Rebuts
Cada quota genera un rebut numerat. Un cop emés no es modifica: si hi ha un error, s'anul·la amb un rebut rectificatiu. Pots descarregar el PDF de cada rebut.
Formes de cobrament
Domiciliació SEPA: el soci signa el mandat amb un clic (o l'escanejos) i tu generes la remesa per al banc. Targeta i Bizum amb Redsys, o targeta amb Stripe: el soci paga des d'un enllaç segur sense iniciar sessió. Efectiu o transferència: ho marques com a cobrat. Cada associació cobra al seu propi compte; els diners mai no passen per asoges.
Devolucions
Quan el banc et torna rebuts d'una remesa, importes el fitxer i cada rebut torna a quedar pendent amb el motiu. El pagador rep un avís, i si hi ha pagament en línia se li envia l'enllaç per a pagar. El cobrament tornat s'anota sol al llibre amb el seu assentament invers i, si el banc cobra comissió, com una despesa bancària.
Caixa d'efectiu
Per als cobraments en efectiu obris una sessió de caixa, anotes els cobraments i, en tancar, fas l'arqueig: comptes els diners i asoges et diu si quadra amb el que s'ha anotat. Sense una sessió de caixa oberta no es pot cobrar en efectiu.
Llibre d'ingressos i despeses
Portes el llibre per exercici, amb comptes (caixa, banc) i categories, i pots fotografiar el justificant de cada despesa amb el mòbil. Els cobraments de quotes, les devolucions, els donatius i les inscripcions a esdeveniments s'anoten sols. També tens el pressupost anual davant del que realment s'ha gastat, l'inventari i els comptes anuals simplificats en PDF per a l'assemblea. En aprovar-se els comptes, l'exercici es tanca i ja no es toca; s'obri el següent amb els saldos.
Donatius
Registres els donatius, emets el seu rebut i exportes el model 182 per a Hisenda.
Exportació per a la gestoria
Pots donar accés a la teua gestoria des de la pantalla «Gestoria»: li arriba una invitació i entra amb un accés de només lectura a la tresoreria, sense veure les dades dels socis. Des dels informes pots descarregar els moviments com a assentaments de partida doble en un fitxer que obrin els programes de comptabilitat. Pots retirar l'accés quan vulgues.
Facturació assistida amb l'AEAT
Si la teua associació emet factures, asoges les prepara i porta el llibre registre, però no les emet ni les numera: per a això uses l'aplicació gratuïta de l'Agència Tributària. Guardes els teus clients i l'esborrany de la factura amb els seus imports, i asoges et mostra les dades camp a camp per a copiar-les a l'aplicació de l'AEAT. Quan l'hages emesa allí, la registres i apuntes els seus cobraments. Si hi ha un error, crees una factura rectificativa. El llibre registre es descarrega per any en PDF o CSV.
Si ets soci o sòcia
La teua zona privada té el que necessites i res més. Si alguna cosa no pots fer-la tu, la junta pot fer-la en nom teu.
Reclamar la teua fitxa
La junta t'envia una invitació per correu o, si no tens correu, un codi imprés. En obrir-la, reclames la teua fitxa, revises les teues dades i les de la teua família, i acceptes els consentiments que corresponguen. Per als menors de 14 anys signa el seu tutor.
Les teues dades
Pots veure les teues dades, demanar que es rectifiquen, consultar els teus consentiments i demanar una còpia de totes les teues dades. El teu NIF i el teu IBAN es guarden xifrats.
Els teus rebuts
Veus els rebuts pendents dalt i els pagats, plegats, davall. Si hi ha pagament en línia, pulses «Pagar ara» i tries targeta o Bizum. Si no, la pantalla et diu a qui cridar o que pots pagar en efectiu. Si un rebut es torna, t'apareix un avís amable amb el motiu. El mandat de domiciliació se signa amb un clic.
Reunions i votacions
Reps la convocatòria pel canal que prefereixes i confirmes que l'has rebuda amb un clic. Pots delegar el teu vot en una altra persona. El dia de l'assemblea t'uneixes des del mòbil, votes amb botons grans i pots demanar que la teua intervenció conste a l'acta. Si no pots, la secretaria vota per tu.
Documents, comptes i certificats
Consultes els estatuts, els acords i els comptes anuals segons el que diguen els estatuts de la teua associació. Pots demanar el teu certificat de soci o la teua baixa.
Esdeveniments i vendes
T'inscrius als esdeveniments de la teua associació i els pagues en línia o els apuntes en tancar. Si la teua associació reparteix productes per a vendre, a «Les meues vendes» veus el que has rebut, el teu saldo i en quins rebuts s'ha descomptat.
Per a qui no usa l'ordinador
Tot el que pots fer tu ho pot registrar la junta en nom teu: votar, confirmar assistència, pagar o acceptar. També hi ha cartes en paper i la càmera del mòbil per a fotografiar un document signat.
Si ets de l'ajuntament
El teu municipi (o mancomunitat) és un territori amb el seu propi portal i la seua pròpia adreça.
El portal del municipi
Mostra en un mapa les associacions, l'agenda d'actes, les notícies i els punts d'interés. Edita les seues pàgines, la seua marca (logos i colors) i la seua portada, i s'ofereix en castellà, valencià i anglés.
Altes d'associacions
Revises les sol·licituds d'alta i les reclamacions de fitxa, veus l'acreditació aportada i decideixes. En aprovar, l'associació accepta abans el contracte d'encàrrec de tractament de dades i el seu gestor rep l'accés.
Notícies, esdeveniments i mapa
Modeures les notícies i els esdeveniments que envien les associacions, publiques els teus i col·loques punts d'interés al mapa.
Associacions d'altres municipis
Una associació pot demanar aparéixer també al teu portal. Tu decideixes si l'aproves.
Què veus i què no
Veus el que és públic i recomptes agregats. L'ajuntament no entra en la gestió interna de cap associació ni veu les dades dels seus socis.
Preguntes freqüents
Qui pot veure les dades dels meus socis?
Només la mateixa associació, i cada persona segons el seu càrrec. Cap altra associació ni l'ajuntament pot veure-les. Cada consulta de dades personals completes queda registrada.
La meua associació ha d'usar les votacions en directe?
No. És un mòdul opcional. Sense ell continues complint amb el teu llibre d'actes, pujant l'acta signada en el mode simple.
Els diners de les quotes passen per asoges?
No. Cada associació cobra al seu propi compte bancari o amb les seues pròpies claus de pagament.
asoges emet les factures?
No. asoges no és un programa de facturació homologat. Prepara les teues factures i porta el llibre registre, i les emets amb l'aplicació gratuïta de l'Agència Tributària.
Puc corregir una acta ja signada?
No s'edita, perquè té valor legal. Es corregeix amb una diligència o amb una acta nova enllaçada a l'anterior.
Què passa amb les dades d'un soci que es dona de baixa?
S'anonimitzen en lloc d'esborrar-se, perquè els llibres històrics continuen quadrant. Els mandats i els consentiments es conserven el termini que fixe l'associació (sis anys per defecte) i després s'esborren sols.
Un soci major no té correu ni ordinador. Què faig?
Pots registrar en nom seu tot el que ell faria: assistència, vot, pagament o acceptació. Les convocatòries ixen en carta impresa i el codi d'invitació va en paper.
Compleix asoges la llei d'associacions?
Està fet per a la Llei 14/2008 d'Associacions de la Comunitat Valenciana i el RGPD: llibres obligatoris, terminis de convocatòria, quòrum i majories, actes inalterables i certificats. Els valors que els teus estatuts canvien respecte de la llei es configuren a la teua associació.
A qui escric si tinc dubtes?
A info@microvalencia.es.