Guía de uso
asoges es una herramienta para que las asociaciones lleven sus socios, cuotas, reuniones, actas y cuentas, y para que cada municipio tenga un portal con todas sus entidades. Esta guía cuenta, según tu papel, qué puedes hacer y cómo.
Primeros pasos
Hay tres espacios: el portal público del municipio, la gestión de la asociación (para la junta) y la zona del socio.
Cómo se entra
No hace falta recordar ninguna contraseña. Escribes tu correo, te llega un enlace y lo pulsas. El enlace caduca a los 15 minutos y sirve una sola vez. Si prefieres, también puedes entrar con contraseña. El acceso está en «Acceso para asociaciones», arriba a la derecha.
Cómo se da de alta una asociación
Entra en el portal de tu municipio y mira si tu asociación ya aparece. Si aparece sin gestores, pulsa «Reclamar ficha», rellena el formulario y adjunta un documento que acredite tu cargo. Si no aparece, usa «Alta de asociación». En los dos casos, el ayuntamiento revisa la solicitud. Al aprobarla, la asociación acepta el contrato de encargo de tratamiento de datos y recibes por correo tu acceso.
Texto grande
El botón «A+» de la parte de arriba agranda el texto de toda la página y recuerda tu elección.
Si eres de la junta
Presidencia, secretaría y vocales. Cada persona ve solo lo que su cargo le permite.
Socios y familias
Das de alta a las personas y mantienes el libro de socios, con su historial de altas y bajas. Las personas se agrupan en familias con un pagador. A cada socio le puedes mandar una invitación para que reclame su ficha y revise sus datos. Si alguien se da de baja no se borra: sus datos se anonimizan, para que los libros históricos sigan cuadrando.
Estatutos, órganos y cargos
Indicas los datos de tus estatutos que importan al programa, como los plazos de convocatoria, el quórum y las mayorías. La ley fija unos valores por defecto y los estatutos pueden cambiarlos. También registras los órganos y los cargos, y asoges te avisa antes de que venza cada mandato (cinco años como máximo) y te recuerda comunicar los cambios al Registro.
Convocar una reunión
Al convocar, asoges comprueba que cumples los plazos de la ley o de tus estatutos. Cada socio recibe la convocatoria por su canal preferido: correo, SMS o carta en PDF para imprimir. Cada aviso lleva un enlace de acuse de recibo, y ves quién ha confirmado. Si la reunión es urgente, se añade el punto «ratificar la urgencia». Una reunión ya convocada se puede cancelar indicando el motivo, y se avisa a todos.
Asamblea en directo y votaciones
Es opcional. Si la activas, el día de la asamblea pasas lista, ves el quórum calculado al momento (incluidas las delegaciones de voto) y abres cada votación. Los socios votan desde el móvil con botones muy grandes, y si alguien no puede, lo registra la secretaría en su nombre. Los resultados se pueden mostrar en una pantalla grande. Cuando se aprueba un punto, su efecto se aplica solo: ratificar altas, dar de baja, elegir la junta, aprobar el presupuesto o las cuentas.
Libro de actas con valor legal
Hay dos modos. En el completo, el acta se redacta a partir de la reunión, se finaliza y se firma en pantalla o a mano, con la firma de la secretaría y el visto bueno de la presidencia. En el simple, subes la foto o el PDF del acta firmada con su fecha y su órgano. En los dos, el libro es correlativo y cada acta queda unida a la anterior con una huella digital. Una comprobación automática revisa cada noche que nada haya cambiado. Un acta firmada no se edita: se corrige con una diligencia o con un acta nueva. Desde el libro también puedes emitir certificados de acuerdos y el certificado del número de socios.
Comunicaciones
Envías avisos por correo electrónico y, si activas el módulo de SMS con un proveedor, también por mensaje de texto. Para quien no tiene correo, preparas cartas en PDF por lotes y las marcas como enviadas. Un SMS rechazado no se reintenta, porque cuesta dinero.
Eventos e inscripciones
Creas eventos con fecha, lugar y plazas. Puedes abrir inscripciones gratuitas o de pago en línea, limitar las plazas por persona y fijar cuánto tiempo se guarda una inscripción pendiente de pago. Un evento puede ser un grupo con varias paradas, cada una con su lugar y su horario, por ejemplo una ruta. En la ficha pública se ve un mapa con las paradas numeradas. Al cerrar el evento tienes su informe de ingresos y gastos.
Documentos y ficha pública
Subes los estatutos y otros documentos con sus versiones y eliges cuáles ven los socios. Tu asociación tiene su ficha en el portal del municipio, con descripción, contacto y ubicación en el mapa. Puedes pedir aparecer también en el portal de otro municipio, y su administrador lo aprueba.
Productos para vender
Si repartís lotería, camisetas u otros productos para que los socios los vendan, registras las entregas y, cuando liquidan, lo vendido y lo devuelto. El beneficio por unidad vendida se descuenta de la cuota de la familia del socio, nunca por debajo de cero. Lo que sobre queda para la asociación o se guarda para la cuota siguiente, como elijáis. Es un módulo que se activa aparte.
Si llevas la tesorería
Contabilidad de caja pensada para tesoreros voluntarios, no para contables.
Cuotas y reglas familiares
Defines planes de cuota por periodicidad, tipo de socio y tramo de edad. Para las familias puedes aplicar un descuento a partir del tercer miembro, un precio plano o un tope máximo. Antes de generar nada ves una vista previa con avisos, por ejemplo un menor sin pagador. Los recibos pueden salir agrupados (uno por familia) o separados (uno por persona), y puedes prorratear la cuota del año de alta. El reparto se calcula al céntimo y los totales siempre cuadran.
Recibos
Cada cuota genera un recibo numerado. Una vez emitido no se modifica: si hay un error, se anula con un recibo rectificativo. Puedes descargar el PDF de cada recibo.
Formas de cobro
Domiciliación SEPA: el socio firma el mandato con un clic (o lo escaneas) y tú generas la remesa para el banco. Tarjeta y Bizum con Redsys, o tarjeta con Stripe: el socio paga desde un enlace seguro sin iniciar sesión. Efectivo o transferencia: lo marcas como cobrado. Cada asociación cobra en su propia cuenta; el dinero nunca pasa por asoges.
Devoluciones
Cuando el banco te devuelve recibos de una remesa, importas el fichero y cada recibo vuelve a quedar pendiente con el motivo. El pagador recibe un aviso, y si hay pago en línea se le manda el enlace para pagar. El cobro devuelto se anota solo en el libro con su asiento inverso y, si el banco cobra comisión, como un gasto bancario.
Caja de efectivo
Para los cobros en efectivo abres una sesión de caja, anotas los cobros y, al cerrar, haces el arqueo: cuentas el dinero y asoges te dice si cuadra con lo anotado. Sin una sesión de caja abierta no se puede cobrar en efectivo.
Libro de ingresos y gastos
Llevas el libro por ejercicio, con cuentas (caja, banco) y categorías, y puedes fotografiar el justificante de cada gasto con el móvil. Los cobros de cuotas, las devoluciones, los donativos y las inscripciones a eventos se anotan solos. También tienes el presupuesto anual frente a lo realmente gastado, el inventario y las cuentas anuales simplificadas en PDF para la asamblea. Al aprobarse las cuentas, el ejercicio se cierra y ya no se toca; se abre el siguiente con los saldos.
Donativos
Registras los donativos, emites su recibo y exportas el modelo 182 para Hacienda.
Exportación para la gestoría
Puedes dar acceso a tu gestoría desde la pantalla «Gestoría»: le llega una invitación y entra con un acceso de solo lectura a la tesorería, sin ver los datos de los socios. Desde los informes puedes descargar los movimientos como asientos de partida doble en un fichero que abren los programas de contabilidad. Puedes retirar el acceso cuando quieras.
Facturación asistida con la AEAT
Si tu asociación emite facturas, asoges las prepara y lleva el libro registro, pero no las emite ni las numera: para eso usas la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria. Guardas tus clientes y el borrador de la factura con sus importes, y asoges te muestra los datos campo a campo para copiarlos en la aplicación de la AEAT. Cuando la hayas emitido allí, la registras y apuntas sus cobros. Si hay un error, creas una factura rectificativa. El libro registro se descarga por año en PDF o CSV.
Si eres socio o socia
Tu zona privada tiene lo que necesitas y nada más. Si algo no puedes hacerlo tú, la junta puede hacerlo en tu nombre.
Reclamar tu ficha
La junta te manda una invitación por correo o, si no tienes correo, un código impreso. Al abrirla, reclamas tu ficha, revisas tus datos y los de tu familia, y aceptas los consentimientos que correspondan. Para los menores de 14 años firma su tutor.
Tus datos
Puedes ver tus datos, pedir que se rectifiquen, consultar tus consentimientos y pedir una copia de todos tus datos. Tu NIF y tu IBAN se guardan cifrados.
Tus recibos
Ves los recibos pendientes arriba y los pagados, plegados, debajo. Si hay pago en línea, pulsas «Pagar ahora» y eliges tarjeta o Bizum. Si no, la pantalla te dice a quién llamar o que puedes pagar en efectivo. Si un recibo se devuelve, te sale un aviso amable con el motivo. El mandato de domiciliación se firma con un clic.
Reuniones y votaciones
Recibes la convocatoria por el canal que prefieras y confirmas que la has recibido con un clic. Puedes delegar tu voto en otra persona. El día de la asamblea te unes desde el móvil, votas con botones grandes y puedes pedir que tu intervención conste en el acta. Si no puedes, la secretaría vota por ti.
Documentos, cuentas y certificados
Consultas los estatutos, los acuerdos y las cuentas anuales según lo que digan los estatutos de tu asociación. Puedes pedir tu certificado de socio o tu baja.
Eventos y ventas
Te inscribes a los eventos de tu asociación y los pagas en línea o los apuntas al cerrar. Si tu asociación reparte productos para vender, en «Mis ventas» ves lo que has recibido, tu saldo y en qué recibos se ha descontado.
Para quien no usa el ordenador
Todo lo que puedes hacer tú lo puede registrar la junta en tu nombre: votar, confirmar asistencia, pagar o aceptar. También hay cartas en papel y la cámara del móvil para fotografiar un documento firmado.
Si eres del ayuntamiento
Tu municipio (o mancomunidad) es un territorio con su propio portal y su propia dirección.
El portal del municipio
Muestra en un mapa las asociaciones, la agenda de actos, las noticias y los puntos de interés. Edita sus páginas, su marca (logos y colores) y su portada, y se ofrece en castellano, valenciano e inglés.
Altas de asociaciones
Revisas las solicitudes de alta y las reclamaciones de ficha, ves la acreditación aportada y decides. Al aprobar, la asociación acepta antes el contrato de encargo de tratamiento de datos y su gestor recibe el acceso.
Noticias, eventos y mapa
Moderas las noticias y los eventos que envían las asociaciones, publicas los tuyos y colocas puntos de interés en el mapa.
Asociaciones de otros municipios
Una asociación puede pedir aparecer también en tu portal. Tú decides si la apruebas.
Qué ves y qué no
Ves lo público y recuentos agregados. El ayuntamiento no entra en la gestión interna de ninguna asociación ni ve los datos de sus socios.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede ver los datos de mis socios?
Solo la propia asociación, y cada persona según su cargo. Ninguna otra asociación ni el ayuntamiento puede verlos. Cada consulta de datos personales completos queda registrada.
¿Mi asociación tiene que usar las votaciones en directo?
No. Es un módulo opcional. Sin él sigues cumpliendo con tu libro de actas, subiendo el acta firmada en el modo simple.
¿El dinero de las cuotas pasa por asoges?
No. Cada asociación cobra en su propia cuenta bancaria o con sus propias claves de pago.
¿asoges emite las facturas?
No. asoges no es un programa de facturación homologado. Prepara tus facturas y lleva el libro registro, y las emites con la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria.
¿Puedo corregir un acta ya firmada?
No se edita, porque tiene valor legal. Se corrige con una diligencia o con un acta nueva enlazada a la anterior.
¿Qué pasa con los datos de un socio que se da de baja?
Se anonimizan en lugar de borrarse, para que los libros históricos sigan cuadrando. Los mandatos y los consentimientos se conservan el plazo que fije la asociación (seis años por defecto) y después se borran solos.
Un socio mayor no tiene correo ni ordenador. ¿Qué hago?
Puedes registrar en su nombre todo lo que él haría: asistencia, voto, pago o aceptación. Las convocatorias salen en carta impresa y el código de invitación va en papel.
¿Cumple asoges la ley de asociaciones?
Está hecho para la Ley 14/2008 de Asociaciones de la Comunitat Valenciana y el RGPD: libros obligatorios, plazos de convocatoria, quórum y mayorías, actas inalterables y certificados. Los valores que tus estatutos cambian respecto a la ley se configuran en tu asociación.
¿A quién escribo si tengo dudas?
A info@microvalencia.es.